Innboks til besvær
Å arkivere e-post og holde styr i innboksen kan være en daglig kamp, ifølge tysk undersøkelse. En dårlig organisert innboks kan gi tap av informasjon, renommé og i neste omgang føre til uhell og eller skader.
Å arkivere e-post og holde styr i innboksen kan være en daglig kamp.
Mer enn hver tredje ansatt som deltok i undersøkelsen har opplevd å miste viktige dokumenter og aldri funnet tilbake til dem, skriver computerworld.dk.
Tidkrevende og komplisert
Undersøkelsen er utført av GFT innboxx, og 260 arbeidstakere deltok. Over halvparten synes e-post-arkivering er for tidkrevende, og 30 prosent oppgir dessuten at de synes innboksen har et komplisert eller upålitelig system, skriver nettstedet.
Over 75 prosent av deltakerne oppgir at de ikke har fått veiledning i verken metoder eller krav til arkivering av e-post. Hver tredje sier at virksomheten deres ikke har noen e-post-politikk.
Slapp og dårlig kommunikasjon
Direktør i selskapet som står bak undersøkelsen, Juergen Obermann, mener resultatet kan tyde på to ting:
- Enten har virksomheten slappe holdninger til arkivering av informasjon og administrasjon av e-post, eller den er for dårlig til å kommunisere reglene direkte til medarbeiderne, sier han, ifølge computerworld.dk.
Ifølge Obermann blir det dermed ingen kontroll over personalets e-post-bruk, eller over viktig informasjon som bør arkiveres.
- Virksomhetene risikerer derfor å miste store mengder data, sier han.
Blir upålitelige
Han tilføyer at det ikke er noe som har større verdi for en virksomhet enn evnen til hurtig og troverdig å gjøre rede for et prosjekt eller en prosess.
- Hvis viktig informasjon går tapt, og kommunikasjonskjeden brytes, er det umulig for virksomheten å ha ordentlig oversikt over situasjonen. Det betyr at feil blir uunngåelige.
Les mer: Ledernett
"
